jueves, 1 de septiembre de 2011

El control de gestión como herramienta


El control de gestión como herramienta fundamental para la misión financiera
Uno de los mayores problemas que presentan las organizaciones de la actualidad, es la falta de instrumentos que le permitan evaluar de manera permanente las posibles desviaciones que se presentan dentro de su núcleo de operaciones, por ello es indispensable forjar un conjunto de herramientas que le ayuden a mejorar su labor frente al conjunto de la empresa.

Las organizaciones económicas como entidades diseñadas por las personas para alcanzar fines individuales y colectivos, tienen en estos momentos un gran reto frente a los sistemas de control que aplican en las actividades de su diario funcionamiento, por ello se torna viable  establecer algunos puntos de soporte para establecer las herramientas necesarias para tener un buen sistema de inspección y verificación, que en el corto plazo nos dará las luces para evaluar si los procedimientos que se están implementando son los adecuados y los que nos proporcionan el mayor beneficio.   
Ya que las organizaciones pueden planificar e implementar cambios en su carácter y estructura fundamental por lo anteriormente dicho, toman gran relevancia los conceptos de eficacia en cuanto afectan las relaciones entre la organización y el entorno y la eficiencia por que afectan la estructura interna y las actividades operativas de la organización.
Las actividades instrumentales al servicio de los objetivos corporativos se resumen en explotación comercial, producción, aprovisionamiento, Inversiones y mantenimiento de las finanzas, por ello es de vital importancia crear los vínculos necesarios entre todo el conjunto para así estructurar un buen sistema, que proporcione mayor seguridad y estabilidad a la organización.
LOS SISTEMAS DE DIRECCIÓN
La empresa superpone permanentemente dos ópticas de gestión distintas:
a. PRESENTE: El sistema de dirección se basa en la filosofía de dirección por objetivos, delegados por la dirección general.
b. FUTURO: El sistema de dirección debe tener como soporte una filosofía de planificación, impulsada mediante acciones de cambio.
GESTIÓN FINANCIERA
La gestión financiera esta íntimamente relacionada con la toma de decisiones relativas al tamaño y composición de los activos, al nivel y estructura de la financiación y a la política de dividendos enfocándose en dos factores primordiales como la maximización del beneficio y la maximización de la riqueza, para lograr estos objetivos una de las herramientas más utilizadas para que la gestión financiera sea realmente eficaz es el control de gestión, que garantiza en un alto grado la consecución de las metas fijadas por los creadores, responsables y ejecutores del plan financiero.
SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN
Es activo o proactivo cuando colabora con el buen funcionamiento de la gestión empresarial, estructurándose en etapas esenciales, estas son:
  • Establecimiento de objetivos jerarquizados de corto y largo plazo
  • Establecimiento de planes, programas y presupuestos que cuantifiquen los objetivos.
  • Establecimiento de estructura organizativa (Ejecución y control)
  • Medición, registro y control de resultados
  • Calculo de las desviaciones
  • Explicación del origen y causas de las desviaciones
  • Toma de decisiones correctoras
Objetivos del Control de Gestión
  • Interpretación global de todas las funciones gerenciales.
  • Integrar las variables estratégicas y operacionales.
  • Correcta toma de decisiones del presente y del futuro.
  • Construir los indicadores adecuados de gestión.
  • Mejora continuada de los resultados.
  • Corregir sobre la marcha desviaciones
  • Reaccionar ante los cambios.
LA GESTIÓN FINANCIERA ESTA ÍNTIMAMENTE RELACIONADA CON LA TOMA DE DECISIONES RELATIVAS AL TAMAÑO Y COMPOSICIÓN DE LOS ACTIVOS, AL NIVEL Y ESTRUCTURA DE LA FINANCIACIÓN Y A LA POLÍTICA DE DIVIDENDOS
FUNDAMENTOS DEL CONTROL DE GESTIÓN
1. La dirección general como proceso integrado empresarial
2. El control de las funciones gerenciales
3. El sistema de control de gestión mediante planes y presupuestos
4. Otros instrumentos del control de gestión
5. Relevancia del análisis del entorno empresarial. (la contabilidad directiva)
1. LA DIRECCION GENERAL COMO PROCESO INTEGRADO EMPRESARIAL

La actividad económico-financiera de una empresa en marcha consiste en conjuntar coordinadamente los factores de la producción (INPUTS), para vender (OUTPUTS) bienes y servicios destinados al consumo.
La dirección general es el órgano unipersonal que toma continuamente las decisiones en un marco de incertidumbre que debe obtener unos resultados satisfactorios para todos los factores internos y externos de la actividad económico-financiera.
2. EL CONTROL DE LAS FUNCIONES GERENCIALES
Se concibe sobre una empresa que en su gestión ordinaria va realizando los planes y programas de medio y largo plazo coincidiendo con la gestión del día a día, convirtiendo continuamente la información en acción a través de la decisión y el control.
3. EL SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN MEDIANTE PLANES Y PRESUPUESTOS
Es un sistema de información - control superpuesto y enlazado con la gestión que tiene por objetivo definir los objetivos compatibles, establecer las medidas adecuadas de seguimiento y proponer las posibles soluciones a las desviaciones.
Enfoque de Gestión Competitiva
Tiene como objetivo conseguir la máxima satisfacción del cliente, consiste en un conjunto de actuaciones preventivas que encauza la gestión empresarial hacia el futuro deseado, se tiene entonces una serie de pasos que lo enmarcan:
  • Proceso de control de gestión
  • Presupuesto anual
  • Proceso de planificación y presupuestación continua
4.OTROS INSTRUMENTOS DEL CONTROL DE GESTIÓN
  • Contabilidad financiera
  • Auditoria externa
  • Contabilidad de gestión
  • Análisis de ratios
  • Auditoria y control interno
  • Cuadro de mando
  • Auditoria operativa
5. LA RELEVANCIA DEL ANÁLISIS DEL ENTORNO EMPRESARIAL
La globalización de la competencia y la rapidez de procesar y comunicar la información, obliga a todas las empresas a desarrollar y mantener la flexibilidad necesaria para seguir las innovaciones y estrategias de la competencia.
La Gestión de Cambio
  • AMBITO DE LA ORGANIZACIÓN INTERNA
  • AMBITO EXTERNO
Contabilidad directiva
"La contabilidad directiva se define como el sistema mínimo periódico de información, sistemático y completo que necesita toda empresa para tomar decisiones racionales para el desarrollo de sus negocios e incluye un análisis del entorno". Construye su información del presente al pasado y al futuro
Control de gestión de los costos financieros
El comportamiento de los costos financieros puede ser explicado por los motivos de: inversión Total neta, estructura de financiación y pasivo ajeno oneroso. El control de los costos financieros implica un control de los recursos invertidos en las áreas funcionales, un control de La estructura de financiación y de los tipos de interés.
Al analizar todos estos componentes se puede tener una visión mucho más clara de la importancia que tiene un control efectivo de la parte financiera de las empresas, ya que de una forma u otra esta es la que garantiza la consecución de los objetivos que se establecen en un inicio y por ende los que avalan la firmeza de la organización.

miércoles, 31 de agosto de 2011

AUDITORÍA DE GESTIÓN


AUDITORÍA DE GESTIÓN

SUEB EUGENIA DUARTEILY ROJAS

Pruebas sobres Estructura de la Empresa

Las pruebas sobre la estructura de la empresa toman en cuenta el aspecto físico en este lugar y luego aspectos administrativos tales como la organización, los métodos y procedimientos, los aspectos humanos y algunos aspectos generales relacionados con la capacidad instalada y operativa del sistema organizacional.

Estas pruebas buscan evaluar con qué está trabajando la organización y si dispone de una estructura viable, dinámica, ágil y operativa para ser competitiva.

Análisis de estructura organizacional


A.     Aspectos Físicos
E
X
C
E
A
D
E
C
S
U
F
I
I
N
S
F
1. Considera usted que las instalaciones  físicas de la entidad son:




2. Considera usted que la instalación de la sede es: 




3. Considera que el uso del espacio es:




4. Considera usted que los inventarios son:




5. Considera usted que la tecnología predominante es:




6. Considera usted que el sistema utilizado para la prestación de servicios es:




7. Considera que los sistemas para obtener recursos Físicos (compras elementos físicos) son:





                                                  
B. Aspectos Administrativos (califique)

Organización:

Cómo evalúa usted la organización de la Entidad en los siguientes aspectos:

E
X
C
E
B
U
E
N
R
E
G
U
M
A
L
O
1. Integración entre áreas




2. Participación en toma de decisiones




3. Información interna




4. Información externa




5. Ambiente de trabajo




6. Organización interna




7. Estabilidad




8. Actitud frente al cambio




9. Dinamismo




Procedimientos y métodos
Como evaluaría usted los siguientes aspectos:




1. Métodos




2. Procedimientos (complejidad)




3. Procedimientos (agilidad)




4. Procedimientos (rutinarios)




5. Procedimientos (no cambian con frecuencia)




C. Aspectos Humanos




1. Comportamiento general de las personas




2. Programa de capacitación y desarrollo




3. Sistemas de compensación




4. Sistema de régimen disciplinario




5. Relaciones obrero – patronales




6. Grado de compromiso de la gente




7. Delegación




8. Posibilidad de acceso




9. Estabilidad en el trabajo




10. Niveles de remuneración




11. Estímulos de creatividad




11. Estímulos de creatividad




12. Actitud frente al disentimiento




13. Sistema de selección




14. Sistema de inducción




15. Sistema de evaluación individual




16. Sistema de toma de decisiones




17. Programas de bienestar social




18. Actividades recreativas











Aspectos Generales
Tiene la entidad para modificar su estructura en alguno de los siguientes aspectos:

S
 I

N
O
NO

SA
BE
1. Cambios globales



2. Cambios en la globalización



3. Cambiar la capacidad instalada



4. Reducir inventarios de baja rotación



5. Cambios de tecnología



6. Reducción de costos



7. Mejorar condiciones de trabajo



8. Reemplazar equipos obsoletos



9. Cambios en los mecanismos de compras



10. Simplificación de procesos



11. Redefinición de funciones



12. Cambios en los perfiles de los empleados



13. Mejores sistemas de supervisión



14. Cambios en el organigrama



15 Cambios en la integración entre áreas



16. Cambios en la calidad de servicios



17. Mejorar las comunicaciones



18. Cambios en el sistema salarial



19. Cambios en materia financiera



20. Revisión del sistema de tarifas o precios



21. Diversificación de productos o servicios



22. Mejorar los sistemas de evaluación









PRUEBAS DE ANALISIS ESTRATEGICO

Las pruebas de análisis estratégico buscan analizar si la institución tiene capacidad para actuar estratégicamente y para desarrollar a cabalidad su misión.

La capacidad estratégica requiere estrategias más que planes estratégicos y debe apoyarse en un conocimiento claro y permanente del mercado, la competencia, las fortalezas y las debilidades de la institución.

FORMULARIO D


ANALISIS DE CAPACIDAD ESTRATEGICA

Muy

bi
en

Bi
en

Regular
No las conoce
Conoce la entidad las tendencias sociales, política, y económicas que pueden afectar su desarrollo.






Aspectos Generales
Tiene la entidad una estrategia en materia de:


S
 I

N
O
NO

SA
BE
a. Crecimiento



b. Estabilidad



c. Solidez



d. Liquidez



e. Endeudamiento



f. Calidad de servicio



g. Diversificación



h. Integración







i. Ampliación de cobertura



j. Disminución de costos



k. Rentabilidad



l. Impacto social



m Excelencia



n. Austeridad



o. Desarrollo intencional



p. Cambio acelerado



q. Otras



B. Fortalezas y debilidades
Tiene la entidad un conocimiento claro de:



a. Su estructura económica



b. El mercado



c. La competencia



d. Los niveles de inversión



e. Las armas competitivas



f. Las debilidades



g. El impacto social



h. Los costos



i. La cobertura del mercado



Totales






PRUEBAS SOBRE EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO

Las pruebas de evaluación de desempeño buscan estimular si existe un sistema integral, objetivo y sistemático para calcular la operación de la institución en términos de su efectividad, para captar recursos, su eficiencia para transformarlos y su eficiencia para canalizarlos y asignarlos.

Solamente cuando una institución trabaja en función de producir rendimientos y de elevar la calidad del desempeño merece el calificativo de empresa; de otra manera, es una simple organización dedicada a desarrollar actividades, que es otro asunto.


FORMULARIO E

PRUEBAS SOBRE EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO
A. Análisis general
Tiene la entidad un sistema integral, sistemático, objetivo y eficaz para evaluar:

S
 I

N
O
NO

SA
BE
a. El desempeño



b. La eficiencia de recurso humano



c La eficiencia de los equipos



d. La eficiencia en cobertura comercial



e. La capacidad de inversión



f. La composición de las ventas



g. La capacidad de cumplir Objetivos



h. La competitividad



i. La rentabilidad



j. La calidad de los servicios



k. La liquidez



l. El endeudamiento



m. La rotación de personal



n. La estructura de las compras



o. La composición del personal.



B. Análisis individual



Cuenta la entidad con un sistema de evaluación del desempeño individual:



C. Análisis de mejoramiento continúo
Desarrolla la entidad acciones concretas y permanentes orientadas a:



a. Simplificar procedimientos



b. Mejorar la calidad



c. Mejorar las condiciones de trabajo



d. Eliminación de perdidas



e. Reducción de gastos



f. Eliminar papeleos y trámites



g. Eliminar los requisitos



h. Agilizar procedimientos



Totales



D. Sistema de información



Cuenta la entidad con un sistema de información contable, objetivo y eficaz





















2 Identificación de variables y procesos

La siguiente fase de la metodología consiste en identificar aquellos procesos que por su importancia e incidencia en la capacidad operativa de la empresa deben servir de base para el diseño del sistema de indicadores de Auditoría de Gestión; lo anterior significa que es allí donde la empresa va a concentrar el esfuerzo de mejorar su nivel de gestión y su eficiencia.

Adicionalmente es importante identificar aquellas variables críticas para la entidad y que deben observarse permanentemente con el objeto de mantener la buena salud de la organización.

TIPO DE PROCESO

En materia de procesos vale la pena diferenciar entre procesos de apoyo o administrativos y procesos básicos u operativos dado que son por naturaleza de incidencia diferentes.

Veamos cuales son las diferencias entre unos y otros:

CARACTERISTICAS            PROCESOS DE APOYO             PROCESOS BÁSICOS
                                                 ADMINISTRATIVOS                        OPERATIVOS

Se seleccionan                       Capacidad de gestión                    Capacidad operativa

Son de carácter                            Universal                                   Puntual específico
                                                El concepto de sub –                            Capacidad
                                                        Sistema                                       Transformador:
Se asocian con                      Financiero contable,                             Alimentación                    
                                                    Planeación,                                   Transformación                      
                                           Comunicaciones, Físico                              Distribución           
                                               Operativo, Recursos                      
                                                Humanos, Controles                          
  Impacto                                     Causan costos                             Generan ingresos
  Ejemplos                                     Contabilidad                                  Suministros
                                                       Planeación                                     Manufactura
                                                       Capacitación                                   Ensamble
                                                           Sistemas                                      Producción
                                                            Tesorería                                      Transporte
                                                                                                               Distribución

                              
                                          
Como norma general los procesos críticos no deben ser más del 5% de todos los procesos que se desarrollan en una organización y su identificación debe hacerse con criterios de volumen de recursos utilizados, ingresos generados, costos causados, incidencia económica e impacto en la capacidad operativa de la organización.

CLASE DE VARIABLES

Finalmente se debe proceder a identificar aquellas variables críticas para la empresa que pueden afectar la buena salud de la misma.

En términos generales se identifican tres categorías de variables a saber:

Variables Financieras:

Tales como liquidez, rentabilidad y endeudamiento. Estas variables nos permiten solidez, la solvencia, la racionalidad, la rentabilidad, y analizar la capacidad de crecimiento de la entidad. Son por su naturaleza muy importantes y su análisis se realiza mediante el uso de razones llamadas financieras y por medio de proyecciones.
Su uso debe ser restringido en la medida en que se ofrece una visión parcial de la organización. Históricamente, su utilización se conoce como análisis de la eficiencia de balance.

Variable de Rotación:

Estas variables permiten evaluar el aprovechamiento que hace la organización de los recursos de que dispone. A mayor rotación se presume mayor utilización y en términos generales acepta que las rotaciones deben ser altas, con excepción de la rotación de personal que debe ser baja por cuanto es un indicio de estabilidad laboral. Ejemplos de rotación son las de activos, de ventas, de patrimonio, de cartera, etc. En entidades de servicios se utiliza conceptos como el de tasas de ocupación (en transporte y turismo) y giro cama (en salud)

Variables Estructurales:

Estas variables hacen relación a la racionalidad que predomina en la estructura de la organización y al uso adecuado de la tecnología. En algunos textos se conocen como análisis de densidad.

Ejemplo de variables

Relación entre personal administrativo y personal operativo;
Relación entre número de empleados y número de usuarios en empresas de servicios;
Relación entre recursos (computadores) y personal de empleados;
Relación entre operativos y vendedores en empresas manufactureras.
Una vez identificadas las variables críticas y los procesos, se pasa a la siguiente fase de la metodología


DESCRIPCION DE PROCESOS

MEJORAMIENTO CONTINUO

1. Presentación

Si por trámite se entiende cada uno de los pasos y diligencias que es necesario realizar para resolver un asunto, así se trate de una rutina interna de organización o de una gestión del cliente ante ella, así encuentra que los trámites en esa organización son fáciles, lógicos, apenas con el número mínimo de requisitos, en donde el que lo realiza, como el cliente o usuario se siente totalmente satisfechos, no hay duda de que estamos hablando de eficiencia y eficacia de la organización.

Lograr objetivos como el descrito, hoy en día ya no se ve como un imposible. Pero lograrlo implica esfuerzo, claridad conceptual y compromiso de todos por decir lo mínimo.


Decálogo de principios
Imparcialidad

No prejuzguemos, ni lleguemos prevenidos. Nuestro papel no es de tomar la posición del fiscal, ni la de defensor, auditor, inquisidor o policía.

Respeto por la otra persona
La persona merece respeto en sus opiniones y en su integridad. Por eso escuchamos y respetamos las opiniones y convicciones de las demás, dejando claro que respetar y
escuchar opiniones no implica necesariamente compartir.

Confianza
Creemos firmemente en las personas. No buscamos culpables. Así preservamos el clima de familiaridad necesario para evitar la prevención y facilitar la participación

Concertación
Creemos que a través del dialogo tenemos la mejor oportunidad para persuadir y concertar, en vez de imponer.

Objetividad
No juzgamos el pasado, sino que buscamos mejorar el presente para proyectar el futuro.
Por eso no nos interesa determinar, sino que simplemente partimos del principio de que todo es susceptible de mejorar.

Participación
Promovemos la generación de ideas, aportes y conceptos de todos los participantes, sin exclusión alguna, pues fomentar la generación de diferentes alternativas de solución, se está ayudando a los responsables de los procedimientos para que puedan tomar mejores decisiones, siempre dentro del contexto de una adecuada formulación de la situación, con criterio creativo.

Flexibilidad
No somos dogmáticos ni dueños de la verdad. Consideramos que siempre hay más de una solución a los problemas.

Responsabilidad
Entendemos que la responsabilidad del éxito en la definición y la implantación de nuevos procedimientos del cliente, pues es él quien en primera instancia tiene la responsabilidad y autoridad por la marcha de los asuntos. Nosotros no llegamos a reemplazarlo sino a ayudarle a encontrar soluciones.

Reconocimiento
Valoramos todas las ideas e iniciativas que contribuyan al éxito de procedimientos, dejando el mérito en quien hizo el aporte.

Asesoría
Básicamente somos asesores, no jueces. Nuestro deber es asesorar donde nos soliciten.
Definición de términos y conceptos utilizados

Misión
Es la idea rectora que permite la subsistencia de la organización, del área y del programa. Es una razón de ser.

Objetivo general
Es el fin que se desea alcanzar y está relacionado con los valores de la organización. Es más concreto que la misión y la consecuencia debe ser práctica y accequible.

Objetivo Específico
Es el fin intermedio que permite lograr el objetivo general; debe ser cuantificante y evaluable.

Meta
Es la traducción cuantitativa de cada objeto (general y específico), con el fin de asegurar los resultados en el tiempo.

Función
Es el conjunto de obligaciones derivadas del desempeño de un cargo.

Método
Son las diferentes formas de cómo puede ejecutarse una tarea.

Proceso
Es el mecanismo de búsqueda de logros y resultados que implica el seguimiento de una secuencia lógica. Es el conjunto de Procedimientos que permiten el logro de las metas y objetivos de la organización en forma racional. Ishikawa, lo define como el conjunto de valores casuales (materiales, máquinas, medición, gerente, métodos) que tiene como fin obtener mejores productos o efectos y características. El efecto es al mismo tiempo la meta (Ishikawa, “Qué es el control de calidad”).

Procedimientos
Es el conjunto normalizado de tareas y actividades desarrolladas en forma ordenada, coordinada y cronológica, necesarias para realizar un trabajo

Normalizar
Es adoptar formalmente dentro de la organización, procedimientos específicos.

Actividad
Es el conjunto de pasos concretos de cada procedimiento. Cada actividad se debe analizar para determinar su necesidad, independencia, simultaneidad, pre-requisitos. Su descripción debe ser completa para poder formular propuestas acordes con las necesidades. En un proyecto es la unidad básica de desarrollo de la cual se requieren recursos humanos, financieros y físicos.

En términos del Plan Operativo la actividad puede ser independiente del proyecto, es
decir, que en este contexto la actividad puede contribuir o complementar el desarrollo de los programas y proyectos definidos por un área.
Tarea
Es el cumplimiento de unas instrucciones para un fin determinado dentro de un procedimiento.

Paso
Es cada una de las estaciones que tiene el proceso.

Fase
Es la agrupación de actividades, es un período determinado

Programa
Es el concepto que agrupa el grupo de proyectos y actividades definidos para cumplir con la misión, los objetivos, las estrategias y las prioridades que nos fija el gobierno nacional. Tiene alcances científicos y tecnológicos específicos, así como una misión, objetivos y metas.

En el contexto presupuestal, es una categoría que agrupa subprogramas, proyectos y
actividades relacionadas con la función de un área.

Subprograma:
Es una categoría presupuestal que corresponde a la parte de un programa a desarrollarse por un área o función específica

Proyecto
Es el conjunto de actividades definidas para lograr un objetivo, mediante la asignación
racional de recursos humanos, financieros y físicos.

Infraestructura
Son los recursos que brindan el apoyo logístico a la ejecución de sus proyectos.

En términos presupuéstales es la asignación del rubro destinado a la adquisición de tales requerimientos.