AUDITORÍA DE GESTIÓN
SUEB EUGENIA DUARTEILY ROJAS
Pruebas sobres Estructura de la Empresa
Las pruebas sobre la estructura de la empresa toman en cuenta el aspecto físico en este lugar y luego aspectos administrativos tales como la organización, los métodos y procedimientos, los aspectos humanos y algunos aspectos generales relacionados con la capacidad instalada y operativa del sistema organizacional.
Estas pruebas buscan evaluar con qué está trabajando la organización y si dispone de una estructura viable, dinámica, ágil y operativa para ser competitiva.
Análisis de estructura organizacional
| A. Aspectos Físicos | E X C E | A D E C | S U F I | I N S F |
| 1. Considera usted que las instalaciones físicas de la entidad son: | | | | |
| 2. Considera usted que la instalación de la sede es: | | | | |
| 3. Considera que el uso del espacio es: | | | | |
| 4. Considera usted que los inventarios son: | | | | |
| 5. Considera usted que la tecnología predominante es: | | | | |
| 6. Considera usted que el sistema utilizado para la prestación de servicios es: | | | | |
| 7. Considera que los sistemas para obtener recursos Físicos (compras elementos físicos) son: | | | | |
B. Aspectos Administrativos (califique)
Organización:
| Cómo evalúa usted la organización de la Entidad en los siguientes aspectos: | E X C E | B U E N | R E G U | M A L O |
| 1. Integración entre áreas | | | | |
| 2. Participación en toma de decisiones | | | | |
| 3. Información interna | | | | |
| 4. Información externa | | | | |
| 5. Ambiente de trabajo | | | | |
| 6. Organización interna | | | | |
| 7. Estabilidad | | | | |
| 8. Actitud frente al cambio | | | | |
| 9. Dinamismo | | | | |
| Procedimientos y métodos Como evaluaría usted los siguientes aspectos: | | | | |
| 1. Métodos | | | | |
| 2. Procedimientos (complejidad) | | | | |
| 3. Procedimientos (agilidad) | | | | |
| 4. Procedimientos (rutinarios) | | | | |
| 5. Procedimientos (no cambian con frecuencia) | | | | |
| C. Aspectos Humanos | | | | |
| 1. Comportamiento general de las personas | | | | |
| 2. Programa de capacitación y desarrollo | | | | |
| 3. Sistemas de compensación | | | | |
| 4. Sistema de régimen disciplinario | | | | |
| 5. Relaciones obrero – patronales | | | | |
| 6. Grado de compromiso de la gente | | | | |
| 7. Delegación | | | | |
| 8. Posibilidad de acceso | | | | |
| 9. Estabilidad en el trabajo | | | | |
| 10. Niveles de remuneración | | | | |
| 11. Estímulos de creatividad | | | | |
| 11. Estímulos de creatividad | | | | |
| 12. Actitud frente al disentimiento | | | | |
| 13. Sistema de selección | | | | |
| 14. Sistema de inducción | | | | |
| 15. Sistema de evaluación individual | | | | |
| 16. Sistema de toma de decisiones | | | | |
| 17. Programas de bienestar social | | | | |
| 18. Actividades recreativas | | | | |
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| Aspectos Generales Tiene la entidad para modificar su estructura en alguno de los siguientes aspectos: | S I | N O | NO SA BE |
| 1. Cambios globales | | | |
| 2. Cambios en la globalización | | | |
| 3. Cambiar la capacidad instalada | | | |
| 4. Reducir inventarios de baja rotación | | | |
| 5. Cambios de tecnología | | | |
| 6. Reducción de costos | | | |
| 7. Mejorar condiciones de trabajo | | | |
| 8. Reemplazar equipos obsoletos | | | |
| 9. Cambios en los mecanismos de compras | | | |
| 10. Simplificación de procesos | | | |
| 11. Redefinición de funciones | | | |
| 12. Cambios en los perfiles de los empleados | | | |
| 13. Mejores sistemas de supervisión | | | |
| 14. Cambios en el organigrama | | | |
| 15 Cambios en la integración entre áreas | | | |
| 16. Cambios en la calidad de servicios | | | |
| 17. Mejorar las comunicaciones | | | |
| 18. Cambios en el sistema salarial | | | |
| 19. Cambios en materia financiera | | | |
| 20. Revisión del sistema de tarifas o precios | | | |
| 21. Diversificación de productos o servicios | | | |
| 22. Mejorar los sistemas de evaluación | | | |
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PRUEBAS DE ANALISIS ESTRATEGICO
Las pruebas de análisis estratégico buscan analizar si la institución tiene capacidad para actuar estratégicamente y para desarrollar a cabalidad su misión.
La capacidad estratégica requiere estrategias más que planes estratégicos y debe apoyarse en un conocimiento claro y permanente del mercado, la competencia, las fortalezas y las debilidades de la institución.
FORMULARIO D
| ANALISIS DE CAPACIDAD ESTRATEGICA | Muy bi en | Bi en | Regular | No las conoce |
| Conoce la entidad las tendencias sociales, política, y económicas que pueden afectar su desarrollo. | | | | |
| Aspectos Generales Tiene la entidad una estrategia en materia de: | S I | N O | NO SA BE |
| a. Crecimiento | | | |
| b. Estabilidad | | | |
| c. Solidez | | | |
| d. Liquidez | | | |
| e. Endeudamiento | | | |
| f. Calidad de servicio | | | |
| g. Diversificación | | | |
| h. Integración | | | |
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| i. Ampliación de cobertura | | | |
| j. Disminución de costos | | | |
| k. Rentabilidad | | | |
| l. Impacto social | | | |
| m Excelencia | | | |
| n. Austeridad | | | |
| o. Desarrollo intencional | | | |
| p. Cambio acelerado | | | |
| q. Otras | | | |
| B. Fortalezas y debilidades Tiene la entidad un conocimiento claro de: | | | |
| a. Su estructura económica | | | |
| b. El mercado | | | |
| c. La competencia | | | |
| d. Los niveles de inversión | | | |
| e. Las armas competitivas | | | |
| f. Las debilidades | | | |
| g. El impacto social | | | |
| h. Los costos | | | |
| i. La cobertura del mercado | | | |
| Totales | | | |
PRUEBAS SOBRE EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO
Las pruebas de evaluación de desempeño buscan estimular si existe un sistema integral, objetivo y sistemático para calcular la operación de la institución en términos de su efectividad, para captar recursos, su eficiencia para transformarlos y su eficiencia para canalizarlos y asignarlos.
Solamente cuando una institución trabaja en función de producir rendimientos y de elevar la calidad del desempeño merece el calificativo de empresa; de otra manera, es una simple organización dedicada a desarrollar actividades, que es otro asunto.
FORMULARIO E
| PRUEBAS SOBRE EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO A. Análisis general Tiene la entidad un sistema integral, sistemático, objetivo y eficaz para evaluar: | S I | N O | NO SA BE |
| a. El desempeño | | | |
| b. La eficiencia de recurso humano | | | |
| c La eficiencia de los equipos | | | |
| d. La eficiencia en cobertura comercial | | | |
| e. La capacidad de inversión | | | |
| f. La composición de las ventas | | | |
| g. La capacidad de cumplir Objetivos | | | |
| h. La competitividad | | | |
| i. La rentabilidad | | | |
| j. La calidad de los servicios | | | |
| k. La liquidez | | | |
| l. El endeudamiento | | | |
| m. La rotación de personal | | | |
| n. La estructura de las compras | | | |
| o. La composición del personal. | | | |
| B. Análisis individual | | | |
| Cuenta la entidad con un sistema de evaluación del desempeño individual: | | | |
| C. Análisis de mejoramiento continúo Desarrolla la entidad acciones concretas y permanentes orientadas a: | | | |
| a. Simplificar procedimientos | | | |
| b. Mejorar la calidad | | | |
| c. Mejorar las condiciones de trabajo | | | |
| d. Eliminación de perdidas | | | |
| e. Reducción de gastos | | | |
| f. Eliminar papeleos y trámites | | | |
| g. Eliminar los requisitos | | | |
| h. Agilizar procedimientos | | | |
| Totales | | | |
| D. Sistema de información | | | |
| Cuenta la entidad con un sistema de información contable, objetivo y eficaz | | | |
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2 Identificación de variables y procesos
La siguiente fase de la metodología consiste en identificar aquellos procesos que por su importancia e incidencia en la capacidad operativa de la empresa deben servir de base para el diseño del sistema de indicadores de Auditoría de Gestión; lo anterior significa que es allí donde la empresa va a concentrar el esfuerzo de mejorar su nivel de gestión y su eficiencia.
Adicionalmente es importante identificar aquellas variables críticas para la entidad y que deben observarse permanentemente con el objeto de mantener la buena salud de la organización.
TIPO DE PROCESO
En materia de procesos vale la pena diferenciar entre procesos de apoyo o administrativos y procesos básicos u operativos dado que son por naturaleza de incidencia diferentes.
Veamos cuales son las diferencias entre unos y otros:
CARACTERISTICAS PROCESOS DE APOYO PROCESOS BÁSICOS
ADMINISTRATIVOS OPERATIVOS
Se seleccionan Capacidad de gestión Capacidad operativa
Son de carácter Universal Puntual específico
El concepto de sub – Capacidad
Sistema Transformador:
Se asocian con Financiero contable, Alimentación
Planeación, Transformación
Comunicaciones, Físico Distribución
Operativo, Recursos
Humanos, Controles
Impacto Causan costos Generan ingresos
Ejemplos Contabilidad Suministros
Planeación Manufactura
Capacitación Ensamble
Sistemas Producción
Tesorería Transporte
Distribución
Como norma general los procesos críticos no deben ser más del 5% de todos los procesos que se desarrollan en una organización y su identificación debe hacerse con criterios de volumen de recursos utilizados, ingresos generados, costos causados, incidencia económica e impacto en la capacidad operativa de la organización.
CLASE DE VARIABLES
Finalmente se debe proceder a identificar aquellas variables críticas para la empresa que pueden afectar la buena salud de la misma.
En términos generales se identifican tres categorías de variables a saber:
Variables Financieras:
Tales como liquidez, rentabilidad y endeudamiento. Estas variables nos permiten solidez, la solvencia, la racionalidad, la rentabilidad, y analizar la capacidad de crecimiento de la entidad. Son por su naturaleza muy importantes y su análisis se realiza mediante el uso de razones llamadas financieras y por medio de proyecciones.
Su uso debe ser restringido en la medida en que se ofrece una visión parcial de la organización. Históricamente, su utilización se conoce como análisis de la eficiencia de balance.
Variable de Rotación:
Estas variables permiten evaluar el aprovechamiento que hace la organización de los recursos de que dispone. A mayor rotación se presume mayor utilización y en términos generales acepta que las rotaciones deben ser altas, con excepción de la rotación de personal que debe ser baja por cuanto es un indicio de estabilidad laboral. Ejemplos de rotación son las de activos, de ventas, de patrimonio, de cartera, etc. En entidades de servicios se utiliza conceptos como el de tasas de ocupación (en transporte y turismo) y giro cama (en salud)
Variables Estructurales:
Estas variables hacen relación a la racionalidad que predomina en la estructura de la organización y al uso adecuado de la tecnología. En algunos textos se conocen como análisis de densidad.
Ejemplo de variables
Relación entre personal administrativo y personal operativo;
Relación entre número de empleados y número de usuarios en empresas de servicios;
Relación entre recursos (computadores) y personal de empleados;
Relación entre operativos y vendedores en empresas manufactureras.
Una vez identificadas las variables críticas y los procesos, se pasa a la siguiente fase de la metodología
DESCRIPCION DE PROCESOS
MEJORAMIENTO CONTINUO
1. Presentación
Si por trámite se entiende cada uno de los pasos y diligencias que es necesario realizar para resolver un asunto, así se trate de una rutina interna de organización o de una gestión del cliente ante ella, así encuentra que los trámites en esa organización son fáciles, lógicos, apenas con el número mínimo de requisitos, en donde el que lo realiza, como el cliente o usuario se siente totalmente satisfechos, no hay duda de que estamos hablando de eficiencia y eficacia de la organización.
Lograr objetivos como el descrito, hoy en día ya no se ve como un imposible. Pero lograrlo implica esfuerzo, claridad conceptual y compromiso de todos por decir lo mínimo.
Decálogo de principios
Imparcialidad
No prejuzguemos, ni lleguemos prevenidos. Nuestro papel no es de tomar la posición del fiscal, ni la de defensor, auditor, inquisidor o policía.
Respeto por la otra persona
La persona merece respeto en sus opiniones y en su integridad. Por eso escuchamos y respetamos las opiniones y convicciones de las demás, dejando claro que respetar y
escuchar opiniones no implica necesariamente compartir.
Confianza
Creemos firmemente en las personas. No buscamos culpables. Así preservamos el clima de familiaridad necesario para evitar la prevención y facilitar la participación
Concertación
Creemos que a través del dialogo tenemos la mejor oportunidad para persuadir y concertar, en vez de imponer.
Objetividad
No juzgamos el pasado, sino que buscamos mejorar el presente para proyectar el futuro.
Por eso no nos interesa determinar, sino que simplemente partimos del principio de que todo es susceptible de mejorar.
Participación
Promovemos la generación de ideas, aportes y conceptos de todos los participantes, sin exclusión alguna, pues fomentar la generación de diferentes alternativas de solución, se está ayudando a los responsables de los procedimientos para que puedan tomar mejores decisiones, siempre dentro del contexto de una adecuada formulación de la situación, con criterio creativo.
Flexibilidad
No somos dogmáticos ni dueños de la verdad. Consideramos que siempre hay más de una solución a los problemas.
Responsabilidad
Entendemos que la responsabilidad del éxito en la definición y la implantación de nuevos procedimientos del cliente, pues es él quien en primera instancia tiene la responsabilidad y autoridad por la marcha de los asuntos. Nosotros no llegamos a reemplazarlo sino a ayudarle a encontrar soluciones.
Reconocimiento
Valoramos todas las ideas e iniciativas que contribuyan al éxito de procedimientos, dejando el mérito en quien hizo el aporte.
Asesoría
Básicamente somos asesores, no jueces. Nuestro deber es asesorar donde nos soliciten.
Definición de términos y conceptos utilizados
Misión
Es la idea rectora que permite la subsistencia de la organización, del área y del programa. Es una razón de ser.
Objetivo general
Es el fin que se desea alcanzar y está relacionado con los valores de la organización. Es más concreto que la misión y la consecuencia debe ser práctica y accequible.
Objetivo Específico
Es el fin intermedio que permite lograr el objetivo general; debe ser cuantificante y evaluable.
Meta
Es la traducción cuantitativa de cada objeto (general y específico), con el fin de asegurar los resultados en el tiempo.
Función
Es el conjunto de obligaciones derivadas del desempeño de un cargo.
Método
Son las diferentes formas de cómo puede ejecutarse una tarea.
Proceso
Es el mecanismo de búsqueda de logros y resultados que implica el seguimiento de una secuencia lógica. Es el conjunto de Procedimientos que permiten el logro de las metas y objetivos de la organización en forma racional. Ishikawa, lo define como el conjunto de valores casuales (materiales, máquinas, medición, gerente, métodos) que tiene como fin obtener mejores productos o efectos y características. El efecto es al mismo tiempo la meta (Ishikawa, “Qué es el control de calidad”).
Procedimientos
Es el conjunto normalizado de tareas y actividades desarrolladas en forma ordenada, coordinada y cronológica, necesarias para realizar un trabajo
Normalizar
Es adoptar formalmente dentro de la organización, procedimientos específicos.
Actividad
Es el conjunto de pasos concretos de cada procedimiento. Cada actividad se debe analizar para determinar su necesidad, independencia, simultaneidad, pre-requisitos. Su descripción debe ser completa para poder formular propuestas acordes con las necesidades. En un proyecto es la unidad básica de desarrollo de la cual se requieren recursos humanos, financieros y físicos.
En términos del Plan Operativo la actividad puede ser independiente del proyecto, es
decir, que en este contexto la actividad puede contribuir o complementar el desarrollo de los programas y proyectos definidos por un área.
Tarea
Es el cumplimiento de unas instrucciones para un fin determinado dentro de un procedimiento.
Paso
Es cada una de las estaciones que tiene el proceso.
Fase
Es la agrupación de actividades, es un período determinado
Programa
Es el concepto que agrupa el grupo de proyectos y actividades definidos para cumplir con la misión, los objetivos, las estrategias y las prioridades que nos fija el gobierno nacional. Tiene alcances científicos y tecnológicos específicos, así como una misión, objetivos y metas.
En el contexto presupuestal, es una categoría que agrupa subprogramas, proyectos y
actividades relacionadas con la función de un área.
Subprograma:
Es una categoría presupuestal que corresponde a la parte de un programa a desarrollarse por un área o función específica
Proyecto
Es el conjunto de actividades definidas para lograr un objetivo, mediante la asignación
racional de recursos humanos, financieros y físicos.
Infraestructura
Son los recursos que brindan el apoyo logístico a la ejecución de sus proyectos.
En términos presupuéstales es la asignación del rubro destinado a la adquisición de tales requerimientos.
