martes, 30 de agosto de 2011

Bases teóricas de auditoría de gestión para las unidades del sector público


RESUMEN

Las unidades de sector público o presupuestadas han pasado por diferentes etapas de perfeccionamiento, en estos momentos se enfrentan al proceso de implementación del modelo de gestión económico financiero, que se basa en la necesidad de perfeccionar nuestras unidades para lograr la eficiencia yeficacia que tanto necesita nuestro sistema social.
El Objetivo general del presente trabajo es diseñar las bases teóricas para aplicar la Auditoría de Gestión en las Unidades Presupuestadas o del sector público del territorio, contribuyendo así a solidificar los conocimientos de esta materia, a todos los interesados en la aplicación de este tipo de Auditaría.

DESARROLLO

En nuestro país han sido grandes los esfuerzos realizados a partir de enero de 1959 para mejorar y perfeccionar el desarrollo de la economía, la cual garantizará el desarrollo socio-económico del país dentro de los principios éticos que se nos caracterizan, la economía nacional a pasado por diferentes etapas de perfeccionamiento y precisamente en estos momentos se enfrenta al proceso de implementación del modelo de gestión económica, el cual se basa en la necesidad de perfeccionar nuestras entidades sobre la base de cambiar si es necesario ideas, cultura y conceptos para lograr la eficiencia y eficacia que tanto esta necesitando nuestro sistema social.

1. ASPECTOS IMPORTANTES EN EL DESARROLLO DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN.

  1. Mediante la Auditoría se obtiene y se evalúa la evidencia necesaria para determinar si las afirmaciones de la organización están de acuerdo con los criterios establecidos.
    Auditoría ha sido definida de manera general como un proceso sistemático, que consiste en obtener y evaluar objetivamente evidencias sobre las afirmaciones relativas a los actos de carácter económico con el fin de determinar el grado de correspondencia entre sus afirmaciones y los criterios establecidos para luego comunicar los resultados a las personas interesadas.
  2. ANÁLISIS HISTÓRICO DE LAS AUDITORÍAS EN GENERAL.

  3.  GÉNESIS:

Desde el mismo momento en que existió el comercio se llevaron a cabo auditorias de algún modo. Las primeras fueron revisiones meticulosas y detalladas de los registros establecidos para determinar si cada operación había sido asentada en la cuenta apropiada y por el importe correcto.
El propósito fundamental de estas primeras Auditorías era detectar desfalcos y determinar si las personas en posiciones de confianza estaban actuando e informando de manera responsable.
Después de la revolución industrial el balance y la complejidad de los negocios se amplía notablemente, al aumentar en tamaño las compañías emplearon mayor número de personas y sus sistemas contables se volvieron mucho más desarrollados, esto llevó al establecimiento de controles internos efectivos para proteger los activos, prevenir y detectar desfalcos.
A fines de 1940 cuando los analistas financieros y los banqueros expresaron el deseo de tener información que le permitiera realizar una evaluaciónadministrativa trajo consigo el surgimiento de otro tipo de Auditoría, la de gestión. Hoy en día, inversionista, accionista actividades del gobierno, y público en general, busca información con el fin juzgar la calidad administrativa.
  1. La gestión comprende todas las actividades de una organización que implica el establecimiento de metas u objetivos, así como la evaluación de sudesempeño y cumplimiento, además del desarrollo de una estrategia operativa que garantice la supervivencia de la misma, según el sistema social correspondiente.
    De acuerdo con lo expresado anteriormente los ejecutivos deben ser capaces de administrar todos los recursos disponibles con economía, eficiencia y eficacia.
    A la vez el sistema de gestión tiene como función principal el logro de la meta de la organización donde todos sus subsistemas juegan un papel clave en la obtención de sus objetivos siempre y cuando exista coordinación y suficiente comunicación entre el personal que integra cada uno de ellos en el momento de la planificación y la toma de decisiones.
    La Auditoría de gestión es la revisión formal, objetiva e independiente del conjunto de actividades o funciones de una entidad o empresa, realizada según fines previamente determinados, para comprobar el grado de control interno, el nivel de organización existente, la adecuación de los procedimientos y sistemas utilizados, así como el proceso de coordinación de los recursos disponibles que se llevan a cabo para establecer y alcanzar objetivos y metas precisas.
    Definida de esta forma sería análoga a expresiones tales como: Auditoría de las tres E, Auditoría de sistemas, Auditoría de métodos, Auditoría administrativas, Auditoría operativa y de optimización de los recursos.
    ¿Qué es una buena gestión?
    Es preciso señalar que las entidades públicas no buscan principalmente obtener una rentabilidad económica, sino que su objetivo se debe concentrar en incrementar el bienestar colectivo, mediante la prestación de un servicio público, por tanto una buena gestión garantiza que los recursos asignados sean utilizados correctamente, en el cumplimiento de los objetivos propuestos.

  2.  GESTIÓN, PRINCIPALES ASPECTOS.

    La insuficiencia del presupuesto para el control de la gestión de los recursos, ha motivado la aparición de criterios como los de economía, eficiencia yeficacia para evaluar la actividad económica financiera, criterios que han ido recogiéndose en nuestro ordenamiento legal, veamos cómo se definen estos principios:
    Economía: significa la adquisición, al menor costo y en el momento adecuado, de recursos financieros, humanos y físicos en cantidad y calidadapropiadas.
    Es decir:
    • Los recursos idóneos
    • En la calidad y cantidad correcta.
    • En el momento previsto.
    • En el lugar indicado y precio convenido.
    El auditor deberá comprobar si la entidad:
    Invierte racionalmente los recursos, al saber si utilizan los recursos adecuados, según los parámetros establecidos, ahorran estos recursos o los pierden por falta de control o deficientes condiciones de almacenaje y de trabajo.
    Utilizan la fuerza de trabajo adecuada y necesaria. Si se cumplen óptimamente los recursos monetarios y crediticios.
    Eficiencia: relación entre los recursos consumidos y la producción de bienes y servicios.
    Una actividad eficiente maximiza el resultado.
    Entre otros debe lograr:
    • Que las normas sean correctas y la producción los servicios se ajusten a las mismas.
    • Mínimos desperdicios en el proceso productivo o en los servicios prestados.
    • Que los trabajadores conozcan la labor que realizan y que esta sea la necesaria y conveniente para la entidad.
    • Que se cumplan los parámetros técnicos productivos en el proceso de producción o de servicios que garantice la calidad.
    Eficacia: Significa el logro, en el mejor grado, de los objetivos u otros efectos perseguidos de un programa, una organización o una actividad.
    Es decir:
    • Cumplimiento de la producción y los servicios en cantidad y calidad.
    • El producto obtenido y el servicio prestado, tiene que ser socialmente útil.
    El auditor comprobará el cumplimiento de la producción o el servicio y hará comparaciones con el plan y períodos anteriores para determinar progresos y retrocesos.

    1.5 AUDITORÍA DE GESTIÓN EN LAS UNIDADES PRESUPUESTADAS O DEL SECTOR PÚBLICO.

    Objetivos generales:
    1. Determinar si la entidad ha cumplido en tiempo, lugar, y calidad los objetivos y metas establecidas con los recursos asignados, teniendo en cuenta que:
    • Adquiere el tipo de recurso que requiere, con la calidad y en la cantidad apropiada, cuando se necesita y al menor costo posible.
    • Aplica políticas idóneas para realizar sus adquisiciones.
    • Protege y conserva adecuadamente sus recursos.
    1. Verifica si la entidad logra la eficiencia necesaria en la asignación y la utilización de los recursos, de acuerdo con:
    • La utilización de procedimientos operativos eficientes.
    • El empleo de la menor cantidad posible de recursos para la prestación de los recursos en la cantidad, calidad y oportunidad apropiada.
    3- Evaluar el sistema de control interno para contribuir a asegurar el logro de los objetivos y metas de la entidad.
    4-Comprobar el cumplimiento de las leyes, normas y políticas aplicables en la adquisición, salvaguarda y uso de los recursos.
    DIAGNÓSTICO DE LA EFECTIVIDAD DE LA GESTIÓN:
    Tiene el propósito de determinar si la entidad auditada:
    • Emplea la menor cantidad posible de recursos (personal, instalaciones) en la prestación de los servicios en la cantidad, calidad y oportunidad apropiadas.
    • Cumple las leyes y regulaciones que pudiera afectar significativamente la adquisición, salvaguarda y uso de los recursos.
    • Ha establecido un sistema de control adecuado para medir , preparar informe alertar o amonestar su ejecución en términos de economía y eficiencia.
    • Ha proporcionado informes relacionado con la economía y eficiencia que son validas y confiables.
    DIAGNÓSTICO DE LA RAZONABILIDAD DE LA INFORMACIÓN FINACIERA CONTABLE.
    Tiene como propósito determinar si la:
    • Información financiera se presenta de acuerdo con criterios establecidos por las normas generales de contabilidad para la actividad presupuestada, que incluyen:
    • Principios de contabilidad generalmente aceptados.
    • Normas de valoración y exposición.
    • Estados financieros.
    • La entidad auditada ha cumplido los requisitos financieros específicos que les corresponden.
    • La estructura del control interno de la entidad con respecto a la presentación de los estados financieros y salvaguarda de los activos, ha sido diseñada e implementada para lograr los objetivos de control.
    SISTEMA DE INDICADORES DE RENDIMIENTO DE LA GESTIÓN.
    Dentro de los procedimientos relativos al trabajo de campo en las Auditorías de gestión se encuentra la medición del rendimiento, que se realiza con elobjetivo de lograr evidencias que permitan conocer el éxito o no de una gestión. Para ello se debe establecer y utilizar un sistema de medición del rendimiento que se sustente en información consistente y oportuna el que estará formado por varios componentes y entre ellos los indicadores de rendimiento y las normas de rendimiento (criterios).
    • Indicadores de rendimiento: son factores cualitativos y cuantitativos que proporcionan tanto en la entidad auditada como al auditor un indicio sobre el grado de eficiencia, economía, y efectividad de la ejecución de las operaciones.
    Pueden ser indicadores cuantitativos, dentro de los primeros se encuentran los indicadores de eficiencia y efectividad, mientras que los segundos no miden numéricamente una actividad, sino que se establecen a partir de los principios generales de una buena administración.
    • Indicadores de eficiencia: relacionan volúmenes de trabajo con los recursos. Se orientan hacia los costos y beneficios, se consideran de rendimiento ya que refieren oportunidades para producir los mismos servicios a un menor costo o producir más servicio por el mismo costo.
    • Indicadores de economía: los precios pagados por los bienes y servicios y remuneraciones con respecto aun precio predeterminado.
    • Indicadores de efectividad: miden el grado de cumplimiento de las metas de la actividad considerada. Se orienta hacia los resultados.
    Estos no deben verse aislados, la interpelación de los resultados así como su análisis y determinación de las causas que originan las desviaciones o incumplimientos es lo que permite la gestión desde el mas amplio punto de vista.
    El sistema de indicadores propuesto permite:
    • Su utilización como herramienta de trabajo del auditor durante cualquiera de las etapas de la Auditoría de gestión.
    • Una evaluación global de las operaciones vinculadas con el presupuesto del estado y la entidad gestora de los créditos presupuestarios, sobre el grado de economía, eficiencia y eficacia en el tratamiento y custodia de los recursos asignados.
    • La identificación de las áreas problemáticas lo que coadyuva a un mejor aprovechamiento del tiempo de la Auditoría.
    • Obtener una evidencia suficiente, competente y razonable sobre la naturaleza del sistema de control interno contable y administrativo.
    La metodología propuesta tendrá como procedimientos prácticos aplicables:
    1. Debe tenerse en cuenta siempre que se efectúen comparaciones con periodos anteriores:
      -La importancia del período tomado como base.
      -La serie de tiempo más largas son las más fiables.
    2. Comparación por períodos:
      El propósito fundamental es determinar si los componentes tienen una relación normal entre si y respecto al total.
    3. Comparación por elementos o partes de un total objeto de análisis:
    4. Relaciones entre cuentas:
    • El auditor puede establecer ciertas relaciones entre el saldo de una cuenta y el de otra que comparados en diferentes períodos de tiempo, le permitirán hacerse una idea de las razones de los cambios registrados.
    • Normas de rendimiento (criterio).
    Las fuentes de estos indicadores son:
    Leyes, reglamentos, contratos, por citar algunos.
    Series estadísticas históricas.
    Presupuestos de ingresos y gastos.
    Estados financieros.
    IMPORTANCIA DE LOGRAR, ECONOMÍA, EFICIENCIA, Y EFICACIA EN LAS UNIDADES PRESUPUESTADAS O DEL SECTOR PÚBLICO.
    El control de la actividad del sector público se ha realizado tradicionalmente a través de la institución presupuestaria, que establece determinadas limitaciones para los gastos en una triple vertiente:
    Vertiente Cuantitativa: las consignaciones presupuestarias en las distintas partidas de gastos determinan el importe que como máximo pueden gastarse.
    Vertiente Cualitativa: los gastos que se autoricen deben ajustarse precisamente a los conceptos marcados por las consignaciones (gasto de personal,compras y servicios corriente, etc.)
    Vertiente Temporal: los créditos para gastos contenidos en los presupuestos tienen una vigencia anual, limitada al ejercicio presupuestario.
    Este enfoque para el control de la actividad económica financiera del sector público se ha mostrado insuficiente, dado que:
    No contempla el control de los ingresos, que aparecen en los presupuestos meras previsiones.
    El control de los gastos se limita solo al cuánto, en qué y cuándo, obviando el cómo.
    Para lograr la interrelación de estos tres aspectos los gastos deben realizarse de manera que contribuya a alcanzar óptimamente los objetivos. Para que se nos permita formar una opinión sobre la gestión de los recursos. Proporcionando a la entidad seguridad sobre lo que realmente sucede y así tener la posibilidad de fijar mejores objetivos para apremiar la gestión.
    Las respuestas a estas interrogantes le permite al auditor lograr buenos resultados en las investigaciones, viabilizar el tiempo de ejecución y exponer de forma concreta, clara y sencilla los problemas, las causas efectos con vista a qué se adopten las medidas para mejorar el grado de economía, eficiencia y eficacia existente en la unidad.
    Una entrevista bien organizada permite la obtención de información valiosa en un mínimo de tiempo, esta debe ser verificada con posterioridad, para comprobar su veracidad.
    Los cuestionarios siempre son de ayuda en la labor del auditor, bien sean abiertos o cerrados, ellos nos brindarán la posibilidad de conocer condiciones, causas, motivos y otras particularidades que tienen que ver con el grado de economía, eficiencia y eficacia qué se ejerce en la entidad con respecto a laplanificación, control y uso de los recursos.
    En la práctica se han experimentado logros importantes con el desarrollo de estos tipos de Auditoría debido a que aportan a cada entidad auditada posibilidades de desarrollo futuro, y éxitos en sus venideros resultados.

    1.6 PRUEBAS PARA LA GESTIÓN.

    La realización de pruebas para la evaluación de la gestión, consiste en evaluar los controles de las operaciones y la recolección de evidencias suficientes y confiables para determinar, si los asuntos identificados en la fase de planeación como de potencial riesgo, realmente revisten suficiente importancia.
    La evaluación de la gestión debe comprender:
    • Niveles de revisión.
    • Aplicación de indicadores y su análisis.
    El enfoque básico de la evaluación recae principalmente sobre los recursos utilizados o consumidos por la entidad auditada, su manejo o conversión enproductos o servicios útiles y la entrega o prestación de dichos productos o servicios desde el punto de vista objetivo de forma tal que se pueda conceptuar alternativas que resulten en mayor economía.
    La esencia de la evaluación de la gestión es la aplicación del sentido común al sugerir modificaciones o cambios en la adquisición, manejo o empleo de los recursos.
    El propósito de la evaluación es determinar si la entidad auditada administra o utiliza sus recursos humanos, materiales y financieros de manera eficiente y económica. El auditor tiene que detectar las causas de cualquier práctica ineficiente o antieconómica, incluyendo deficiencias en lossistemas de información gerencial, los procedimientos administrativos o la estructura organizativa que tiene como efecto disminuir la eficiencia y/o la economía.
    Al realizar la evaluación se busca si la entidad auditada, al llevar a cabo su misión, presta la debida atención a la conservación de los recursos con el mínimo de esfuerzo. Durante la investigación se debe estar alerta para encontrar prácticas antieconómicas, ineficientes, inapropiadas o insatisfactorias en la utilización de los recursos y examinar ampliamente las deficiencias aparentes.
    Niveles de revisión.
    La Auditoría de gestión comprende uno o ambos de los siguientes niveles:
    • Revisión de" alto nivel".
    • Revisión en "profundidad".
    Nosotros en nuestra investigación abordaremos más sobre el primer nivel. Una revisión de alto nivel consiste en obtener un entendimiento general de las prácticas implantadas por la administración para asegurar la economía, eficiencia y eficacia en el uso de los recursos de la entidad. Incluye entrevistar a la alta dirección respecto a la práctica empleada para asignar y controlar los recursos.
    Los objetivos de una revisión de "alto nivel" son los siguientes:
    • Determinar si la administración ha establecido adecuados procedimientos generales de gestión para asegurar la economía, eficiencia y eficacia en el uso de los recursos de la entidad.
    • Evaluar si los mismos están siendo aplicados eficazmente.
    • Determinar si los indicadores muestran una evaluación positiva respecto al desarrollo de las operaciones.
    Una revisión de alto nivel usualmente involucra las siguientes actividades:
    • Uso de ciencias estadísticas e indicadores para efectuar análisis de tendencias y controles presupuestarios.
    • Lecturas de informes de gestión.
    • Indagaciones con la dirección y los trabajadores de entidad.
    En esta revisión de altos niveles nos basaremos básicamente en las respuestas de la administración. Esta revisión prevé a la administración una oportunidad para considerar y expresar una opción respecto a la existencia de problemáticas en las operaciones realizadas.
    Análisis de indicadores.
    El análisis de los indicadores, permite realizar un estudio económico, financiero y presupuestal y opinar sobre la eficiencia, economía, y eficacia en el cumplimiento de los objetivos y planes.
    Actualmente es cada vez más marcada la necesidad por parte de la alta gerencia de tener unos indicadores que puedan responder por el éxito futuro de la organización o la entidad en condiciones cambiantes. Por lo tanto el sistema de indicadores de gestión deberán reportar a cada administradoroportuna y periódicamente, en forma sintetizada, la información que es relevante en su área de responsabilidad.
    Los indicadores permiten a la gerencia orientarse para saber hacia donde deben concentrarse los esfuerzos, son un criterio, una visión clara y concisa de la realidad.
    El propósito de definir indicadores es apoyar a la administración para que identifique anticipadamente los problemas que perfilan en la ejecución de losprocesos para corregirlos en forma oportuna.
    Características de los indicadores:
    • Son oportunos. Se pueden aplicar en cualquier momento.
    • Se pueden analizar en términos absolutos y relativos.
    • Son de orden cualitativos y cuantitativos.
    • Son selectivos.
    • Muestran señales de alarma de la gestión de la entidad, así como logros de desempeño.
    Propósito de los indicadores:
    • Crear una cultura de medición y mejoramiento.
    • Establecer criterios de comparación con el mejor.
    • Analizar cumplimiento de planes y objetivos.
    • Valorizar los factores determinantes para obtener el éxito.
    Característica de la auditaría de gestión.
    • Mide el cumplimiento de los planes y programas en un período de tiempo determinado.
    • Concentra el análisis hacia actividades y procesos productivos y/o de prestación de servicios propios de cada entidad, aplicando indicadores que midan adecuadamente la gestión adecuada.
    • Mide la contribución de la entidad en el desarrollo de la comunidad, estableciendo el beneficio o pérdida social.
    • Determina el comportamiento de las cifras durante el periodo de análisis y sus variaciones significativas.
    • Verifica tendencias, desviaciones y participaciones.
    • Contribuye a que las entidades públicas mejoren la eficiencia administrativa y financiera en el manejo de los recursos asignados para su funcionamiento.
    • Garantiza vigilancia permanente a la delegación que hace el estado de la función administrativa.
    • Evaluar el impacto que genera el bien o servicio que produce o presta la entidad.

    1.7 TÉCNICAS PARA LA AUDITORÍA DE GESTIÓN.

    Al estudiar y evaluar el sistema de control interno y determinar el alcance de la Auditoría, el auditor debe obtener información suficiente, competente y relevante a fin de promover una base razonable para sus operaciones, criterios, conclusiones y recomendaciones.
    Precisamente las técnicas de Auditoría son los diversos métodos utilizados por el auditor para obtener evidencias.
    Las técnicas de Auditoría más utilizadas son:
    -Observación física de un activo.
    • Inspección documental.
    -Se observa un documento para saber si es genuino, sin alteraciones, auténtico, con aprobaciones y que fueron asentados correctamente en los libros,registros e informes. Se usan las técnicas de punteo para señalizar las actividades revisadas en los documentos.
    • Confirmación.
    -Se obtiene directamente de un agente externo, información por escrito, para ser usada como evidencia, por ejemplo confirmar efectivo, cuentas por cobrar, títulos de propiedades, pasivos contingentes y otras reclamaciones.
    • Entrevistas.
    • Realización de preguntas necesarias para el conocimiento general del trabajo.
    • Comparaciones.
    Se compara a partir de:
    - Información del año anterior.
    • Información del plan.
    • Información de las otras empresas de la misma rama.
    Las técnicas de Auditorías financieras utilizadas no difieren mucho de las que se practican en las Auditorías de gestión.
    El conjunto de técnicas de Auditoría constituye los procedimientos que se incluyen en el programa de Auditoría. En el caso de la Auditoría de gestión servirán para la revisión de los procesos administrativos y operacionales a las diversas funciones que se realizan en la entidad.
    Para desarrollar una Auditoría de gestión se utilizan diferentes técnicas, las más comúnmente utilizadas son las siguientes:
    • Observación.
    • Confirmación.
    • Verificación.
    • Investigación.
    • Análisis.
    • Evaluación.
    Observación: es muy amplia, prácticamente infinita, puede incluir desde la observación del flujo de trabajo las acciones administrativas de jefes, subordinados, documentos, acumulación de materiales, materiales excedentes, entre otros. La característica principal de esta técnica está en función del espíritu de penetración y profundidad que se aplique al desempeño de una acción.
    Confirmación. Comunicación independiente con una parte ajena para determinar la exactitud o validez de una cifra o hecho.
    Verificación. Verificar que cada elemento de cada uno de los documentos es lo apropiado y se corresponde con la legislación vigente.
    Investigación. Examinar acciones, condiciones, acumulaciones y procesamiento de activos y todas aquellas operaciones relacionadas con estos. Esta investigación puede ser externa o interna y por lo regular mediante la realización de cuestionarios previamente formulados.
    Análisis. Se recopila y usa información con el objetivo de llegar a una deducción lógica. Determinar las relaciones entre las diversas partes de una operación. Involucra la separación de las diversas partes de la entidad o de las distintas influencias sobre la misma y después determinar el efecto inmediato o potencial sobre una organización dada una situación determinada.
    Evaluación. Es el proceso de arribar a una decisión basado en la información disponible. La evaluación depende de la experiencia y juicio del auditor.

    1.8 RIESGO EN LA AUDITORÍA DE GESTIÓN.

    Los resultados de la Auditoría pueden no estar exentas de errores y omisiones de importantes significación que influyan en la evaluación a expresar por el auditor en su informe, por lo que resulta necesario conocer los riesgos latentes en este proceso.
    En este tipo de Auditoría tenemos que tener en cuenta también los tres componentes del riesgo.
    Riesgo inherente: Ocurren errores importantes generados por las características de las empresas u organismos.
    Riesgo de control: De que el sistema de control interno no prevenga o corrija los errores.
    Riesgo de detección: Que los errores no identificados por los controles internos tampoco sean reconocidos por el auditor.
    Para evaluar la existencia o no de riesgo de Auditoría de gestión son necesarias las consideraciones siguientes:
    • Conocer los riesgos propios de la actividad, del entorno y de la naturaleza propia de la información.
    • Considerar si es necesario el diseño del sistema de control interno y probar su eficacia.
    • Extensión de las pruebas sustantivas aplicables a la empresa hacia los terceros vinculados.
    Será importante también considerar algunos factores generalizados sobre los riesgos de Auditoría que pueden ser adoptados en cada caso:
    • Sistema de control interno.
    • Cambios en el nivel de organización.
    • Complejidad.
    • Interés de la organización.
    • Tiempo.
    Determinar la confianza que tiene la dirección respecto al funcionamiento del sistema de control interno suponiendo que no ocurran.
    • Incumplimientos en los procedimientos normalizados.
    • Poca experiencia en el personal.
    • Sistema de información no confiable.
    • Imagen pública.
    Evaluar los riesgos inherentes a la protección de los bienes activos o imagen pública adversa considerando:
    • Probabilidad de ocurrencia de fraudes.
    • Quejas del público.
    • Errores de los criterios que se aplican para determinar decisiones.
    - Barreras externas que afectan el accionar de la empresa.
    • Cambios a nivel organizacional.
    Identificar la existencia o no de cambios reiterativos en el nivel organizacional y los sistemas atendiendo principalmente:
    • Rotación del personal.
    • Reorganización en el funcionamiento del personal.
    • Crecimiento o reducción del personal.
    • Implantación de nuevos sistemas.
    • Alteraciones de tipo cultural.
      • Complejidad.
    Evaluar la posibilidad de la existencia de errores que puedan pasar inadvertidos debido a un ambiente complejo, originado principalmente por:
    • Tamaño de la Auditoría.
    Medir la importancia del tamaño de la Auditoría haciendo referencia al número de personas, tanto de entidad auditada como de los auditores, elvolumen físico de la documentación e impacto social, reconociendo que a mayor tamaño mayores riesgos.
    • Interés de la dirección.
    Determinar la importancia que la alta dirección le asigna a la Auditoría, otorgándoles por tanto las facilidades en el desarrollo de las tareas a los auditores y su equipo.
    • Tiempo.
    Considerar la posibilidad de incurrir en errores, o no detectarlos, según el tiempo de preparación y ejecución de la Auditoría que se haya planificado y utilizado verdaderamente.
    Son palabras claves en la determinación del tiempo, la dinámica que se emplee, la selección de las áreas y los objetivos concretos.

    1.9 INTERROGANTES FUNDAMENTALES EN EL DESARROLLO DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN.

    Entre las interrogantes indispensable en el ánimo del auditor para el levantamiento de la información en la Auditoría de gestión se utilizan usualmente los términos: ¿Qué?, ¿Para qué?, ¿Dónde?, ¿Quién?, ¿Cómo? ¿Cuándo¿ y ¿Por qué? Sin embargo resulta conveniente preguntarse ¿Qué se está haciendo?, desde el punto de vista de los sistemas y procesos y ¿Qué se está logrando?, desde el punto de vista de los resultados de la gestión.
    Las respuestas a estas interrogantes le permite al auditor lograr buenos resultados en las investigaciones, viabilizar el tiempo de ejecución y exponer de forma concreta, clara y sencilla los problemas, las causas efectos con vista a que se adopten las medidas para mejorar el grado de economía, eficiencia y eficacia existente en la unidad.
    Una entrevista bien organizada permite la obtención de información valiosa en un mínimo de tiempo, ésta debe ser verificada con posterioridad, para comprobar su veracidad.
    Los cuestionarios siempre son de ayuda en la labor del auditor, bien sean abiertos o cerrados, ellos nos brindarán la posibilidad de conocer condiciones, causas, motivos y otras particularidades que tienen que ver con el grado de economía, eficiencia y eficacia qué se ejerce en la entidad con respecto a la planificación, control y uso de los recursos.
    En la práctica se han experimentado logros importantes con el desarrollo de estos tipos de Auditoría debido a que aportan a cada entidad auditada posibilidades de desarrollo futuro, y éxito en sus venideros resultados.
    1.10 LA AUDITORÍA DE GESTIÓN TIENE COMO PROPÓSITO DETERMINAR Y DAR A CONOCER SI:
    • La entidad adquiere, protege, emplea los recursos de manera económica y eficiente, se realiza con eficacia las actividades y funciones.
    • Alcanzan los objetivos y metas previstas.
    • Son eficaces los procedimientos de operación y control interno.
    • Emitir opiniones sobre los estados contables.
    • Determinar el grado en que el organismo y sus funcionarios controlan y evalúan la calidad de los servicios.
    • Dar a conocer las causas del buen o mal resultado de la Auditoría.

    1.11 ETAPAS DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN.

    Como sabemos en la profusa información que emiten nuestras entidades es muy difícil integrar o combinar datos financieros y físicos que engloben la situación, es por ello que analizaremos las distintas etapas. Para ello es necesario conocer que esta Auditoría comprende cuatro etapas generales que son las siguientes:
    Exploración previa de la entidad objeto de estudio.
    Planeamiento.
    Ejecución.
    Informe final.
    El primer aspecto permitirá conocer y familiarizarnos con la actividad que será objeto de estudio, por lo que podría sugerir:
    -Estudio de la infraestructura para enfrentar la administración de sus operaciones.
    -Estudio de los informes de Auditoría precedentes, en definitiva el conocimiento de la entidad vista en:
    Objetivos de la organización.
    Características de sus principales ejecutivos.
    Servicios que presta.
    Ubicación geográfica de la entidad.
    Clasificación y ubicación de los clientes.
    Niveles de inventario.
    Nivel de endeudamiento.
    Proyectos de inserción.
    Satisfacción a clientes.
    Juicio de la clientela.
    Calidad de los servicios o productos.
    Situación y restricciones.
    En el segundo aspecto el auditor antes de comenzar a realizar su trabajo debe tener una idea preliminar de la situación de la entidad, cuestión que le permitirá localizar las posibles restricciones del sistema a través de los cuestionarios de control interno que se aplicarán, entrevistas a los principales gerentes y trabajadores, así como la revisión y procesamiento de la información que emite la entidad.
    Posteriormente realizaremos:
    -La evaluación del logro de los objetivos estratégicos.
    -La evaluación de los elementos de la Auditoría de gestión.
    Para la primera parte se hace necesario la clasificación de estos objetivos, en el caso de que la entidad no tenga un plan estratégico, de ser así se hace un trabajo intenso con los ejecutivos para alcanzar el máximo de precisión a nivel de objetivos de corto, mediano y largo plazo.
    Luego se caracterizan estos objetivos con la información contable y estadística, por medio de la utilización de indicadores especialmente diseñados, determinándose así el logro de cada objetivo, las dificultades presentes, las debilidades de las organizaciones, para satisfacer los objetivos establecidos así como las amenazas y oportunidades del entorno frente al plan estratégico.
    La segunda parte evalúa los avances o retrocesos de la economía, eficiencia y eficacia con que se desarrollan las diferentes operaciones. Esta evaluación también se hace mediante la aplicación de un conjunto de indicadores especialmente diseñados que miden la variación con respecto al período inmediato anterior.
    Si la empresa no tuviera los objetivos estratégicos definidos, sus metas, su misión, entonces sería necesario la consultoría de gestión para definir estos aspectos.
    Planeamiento.
    El análisis de los elementos obtenidos en la exploración que debe conducir a:
    Definir los objetos que deben ser objeto de comprobación, por las expectativas que dio la exploración, así como determinar las áreas, funciones y materias críticas.
    Definir las formas o métodos de comprobación que se van a utilizar.
    Métodos Cualitativos: opinión de los directivos, revisión de documentos, encuestas, cuestionarios.
    Método Cuantitativo: análisis e interpretación de cuentas.
    Ejecución.
    Verificar toda la información obtenida verbalmente.
    Obtener las evidencias suficientes, competentes y relevantes, teniendo en cuenta que:
    Las pruebas determinan las causas y condiciones que originan los incumplimientos.
    Las pruebas pueden ser externas si se considera necesario.
    Prestar especial atención para que la Auditoría sirva de instrumento para coadyuvar a la toma de decisiones inteligentes y oportunas.
    Determinar en detalles el grado de cumplimiento de las tres E, teniendo en cuenta: condición, criterio, efecto y causa.
    Además el auditor debe:
    Saber escuchar.
    Hacer que lo escuchen.
    Informe final.
    La exposición del informe final debe expresar de forme concreta, clara y sencilla los problemas, sus causas y efectos, con vista a que se asuma por los ejecutivos de la entidad como una herramienta de dirección.
    Sin obviar lo expuesto anteriormente, deberá considerarse lo siguiente:
    Introducción: los objetivos que se expondrán en este segmento serán los específicos que fueron definidos en la etapa de planeamiento.
    Conclusiones: se deberá exponer, de forma resumida, el precio de incumplimiento, es decir, el efecto económico de las ineficiencias, prácticas antieconómicas, incumplimiento y deficiencias en general. Se reflejaran también de forma resumida, las causas y condiciones que incidieron en el grado de cumplimiento o incumplimiento de las tres E y su interpelación.
    Cuerpo del informe: hacer una valoración de la eficiencia de las regulaciones vigentes, todo lo que sea cuantificable, deberá cuantificarse.
    Recomendaciones: estas deben ser generales y constructivas, no comprometiéndose la auditaría con situaciones futura que se puedan producir en la entidad.
    La Auditoría de gestión es fundamental dentro del desarrollo de la Auditoría gubernamental con enfoque integral, por cuanto permite medir las actuaciones de la administración no solo de lo que pasó sino del presente y de la proyección en el futuro.
    La correcta aplicación de esta Auditoría proporciona ventajas dentro de estas centra las siguientes:
    • Es un instrumento para la mejora de la gestión, por que evalúa el grado en que la organización actúa realmente en pos de la economía, eficiencia y eficacia.
    • Extiende la función auditora a todas las funciones y actividades de la entidad auditada y no solamente a la entidad económico-financiera.
    • Aumenta la información sobre el funcionamiento real de la entidad al identificar sus puntos fuertes y débiles, valora los controles contables y administrativos establecidos.
    • Habitúa a empleados y funcionarios a trabajar con orden y método y a eliminar un sentido patrimonialista respecto a los papeles que elaboran. Obliga a tener la documentación archivada y accesible, pues la Auditoría investiga sobre realidades y no se limita a oír cuentas sino que solicita pruebas, justificantes, datos ciertos.
    Finalmente la práctica recurrente de la Auditoría de Economía, Eficiencia y Eficacia obliga a replantearse situaciones y hechos, es fuente continua de nuevas ideas y aplicaciones y genera en la entidad auditada un saludable dinamismo.

    BIBLIOGRAFÍA:

    1. Auditoria operativa.
    2. CECOFIS "Diplomado en Auditoría General’’. 2001
    3. Colectivo de autores ‘’Auditoría’’ Instituto Cubano del Libro 1974.
    4. Colectivo de autores ‘’Orientaciones Metodológicas Auditoria I y II MES 1998.
    5. Colectivo de autores ‘’Evaluación y Juicio del Auditor en relación con el control interno contable’’.
    6. Colectivo de autores ‘’Normas Generales de Contabilidad: actividad empresarial’’ ISTH Oscar Lucero 1993
    7. Colectivo de autores ‘’Fundamento de Contabilidad Financiera’’ LIMUSA 1979.
    8. Colectivo de autores ‘’Auditoria Administrativa: con cuestionario de trabajo’’.
    9. Cordero, José María ‘’Contabilidad Básica’’ 1982.
      http://www.monografias.com/trabajos 7/ auop.chtm
    10. Características de la auditoría operativa.
    11. Fabado, Enricb I Alfonso ‘’Auditoria de Economía, Eficiencia y Eficacia en el sector publico ‘’Cámara de Comptos de Navarra. 1989.
    12. Miranda, Antonio de ‘’ Auditoria de las Empresas Socialistas’’ MES 1997.
    13. Revistas ‘’El control interno y el control’’. Vol: may-Agost. 2000.
    14. Verez, Alberto ‘’Auditoría’’ Pueblo y Educación 1982.

    BIOGRAFÍA DEL AUTOR
    Lic. Yanelis Guilarte Quevedo
    Profesara Instructora Principal Del Instituto Superior Minero Metalúrgico ¨Dtor Antonio Núñez Jiménez ¨
    Centro de Trabajo: Sede Universitaria Municipal Municipio Sagua de Tánamo.
    Estudios Académicos: Lic. Contabilidad y Finanzas Universidad de Holguín ¨ Oscar Lucero Moya Profesión: Coordinadora Carrera Contabilidad y Finanzas Sede Universitaria Municipio Sagua de Tánamo.
    País: Cuba
    Ciudad de nacimiento del autor: Municipio Holguín
    Ciudad, País y fecha del trabajo realizado: Municipio Sagua de Tánamo, Cuba, enero 2007.
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